Kiểm kê, thanh lý, điều chuyển tài sản
I. Mục đích và phạm vi áp dụng
Thủ tục quy trình được xây dựng, thực hiện và duy trì nhằm quản lý tốt, nâng cao hiệu quả sử dụng các tài sản cố định theo đúng quy định của Nhà nước.
Hướng dẫn này áp dụng đối với Phòng Kế hoạch - Tài chính và các đơn vị trong Trường Cao đẳng Sơn La.
II. Văn bản pháp luật liên quan
- Luật Quản lý, sử dụng tài sản công ngày 21 tháng 6 năm 2017.
- Nghị định số 186/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý, sử dụng tài sản công.
- Thông tư số 23/2023/TT-BTC ngày 25/04/2023 hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định.
- Thông tư số 45/2018/TT-BTC ngày 07/5/2018 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, tính hao mòn, khấu hao tài sản cố định.
- Nghị quyết số 118/2019/NQ-HĐND ngày 05/12/2019 của Hội đồng nhân dân tỉnh Sơn La về phân cấp quản lý tài sản công trên địa bàn tỉnh Sơn La.
- Nghị quyết số 14/2021/NQ-HĐND ngày 19/11/2021 sửa đổi, bổ sung Nghị quyết số 118/2019/NQ-HĐND.
- Văn bản hướng dẫn của Sở Tài chính.
III. Từ viết tắt và giải thích từ ngữ
Từ viết tắt
- TSCĐ: Tài sản cố định
- CCDC: Công cụ dụng cụ
- HĐKK: Hội đồng kiểm kê
- KTT: Kế toán trưởng
- P.HCQT: Phòng Hành chính - Quản trị
- KT: Kế toán
IV. Giải thích từ ngữ
Không có.
V. Nội dung
1. Phân cấp trách nhiệm quản lý tài sản
1.1. Đơn vị quản lý cấp I
Ban Giám hiệu: Chịu trách nhiệm chung, ký duyệt các hồ sơ do các đơn vị đề xuất và các hồ sơ theo quy định hiện hành; đôn đốc các đơn vị tổ chức quản lý và sử dụng tài sản đúng mục đích, có hiệu quả.
Phòng Hành chính - Quản trị: Chủ trì tham mưu cho Ban Giám hiệu về quản lý, đầu tư, mua sắm, nhượng bán, trao đổi, thanh lý, hủy tài sản theo quy định của Nhà nước. Tổ chức nhập, xuất, bàn giao tài sản; mở sổ, mở thẻ tài sản; kiểm kê định kỳ và báo cáo tăng giảm tài sản, hạch toán tài sản theo quy định hiện hành.
1.2. Đơn vị quản lý cấp II và cấp III
Cấp II: Các khoa, bộ môn thực hiện quản lý, mua sắm hóa chất, vật tư tiêu hao phục vụ công tác dạy và học của đơn vị.
Cấp III: Các đơn vị trong trường quản lý, sử dụng tài sản được Nhà trường giao theo quy định và đề xuất nhu cầu lên đơn vị cấp II.
2.1. Kiểm kê TSCĐ, CCDC
04 bước thực hiện
Thành lập Hội đồng kiểm kê
Thành lập Hội đồng kiểm kê, lập kế hoạch kiểm kê và hướng dẫn kiểm kê hằng năm. Nội dung này hoàn thành chậm nhất ngày 31/12 hằng năm.
Kiểm kê thực tế tại đơn vị
Các tổ kiểm kê tiến hành kiểm kê tại các đơn vị trực thuộc, lập báo cáo kiểm kê của từng tổ kiểm kê gửi về P.HCQT trước ngày 14/01 theo mẫu của P.HCQT. Thời hạn thực hiện chậm nhất 05 ngày.
Tổng hợp số liệu kiểm kê
Thư ký Hội đồng kiểm kê tổng hợp số liệu, hoàn thành báo cáo kết quả kiểm kê trình Hội đồng kiểm kê theo biên bản kiểm kê của các tổ kiểm kê. Thời hạn thực hiện chậm nhất 05 ngày.
Lưu hồ sơ kiểm kê
Hồ sơ kiểm kê được lưu theo quy định của Nhà nước trong thời hạn 3 năm.
2.2. Thanh lý TSCĐ, CCDC
06 bước thực hiện
Đề xuất và thành lập Hội đồng thanh lý
Sau khi hoàn thành kiểm kê tài sản, công cụ dụng cụ, Hội đồng kiểm kê và trưởng các đơn vị trực thuộc đề xuất thanh lý TSCĐ, CCDC theo mẫu do P.HCQT cung cấp.
BGH và P.HCQT thành lập Hội đồng thanh lý, lập kế hoạch thanh lý, hướng dẫn thanh lý và tiếp nhận đề xuất thanh lý TSCĐ, CCDC.
Khảo sát, đánh giá hiện trạng
Tổ khảo sát và Hội đồng thanh lý khảo sát, đánh giá, lập biên bản đánh giá hiện trạng TSCĐ, CCDC đề nghị thanh lý từ ngày ban hành kế hoạch thanh lý. Thời hạn thực hiện chậm nhất 10 ngày.
Họp Hội đồng và quyết định thanh lý
Hội đồng thanh lý họp xét thanh lý TSCĐ, CCDC chậm nhất 05 ngày kể từ ngày có kết quả đánh giá hiện trạng tài sản.
Hội đồng thanh lý xem xét, quyết định thanh lý TSCĐ, CCDC chậm nhất 03 ngày kể từ ngày họp Hội đồng.
Tổ chức thanh lý
Thu hồi tài sản TSCĐ, CCDC thanh lý chậm nhất 07 ngày kể từ ngày có quyết định thanh lý.
Tổ chức thanh lý bằng hình thức bán, tiêu hủy, tặng, biếu theo quyết định và lập biên bản thanh lý TSCĐ chậm nhất 20 ngày kể từ ngày ban hành quyết định thanh lý.
Lưu hồ sơ thanh lý
Hồ sơ thanh lý được lưu tại P.HCQT và đơn vị quản lý cấp II trong thời hạn 3 năm.
2.3. Điều chuyển TSCĐ, CCDC
04 bước thực hiện
Đề xuất điều chuyển TSCĐ, CCDC
Đơn vị có nhu cầu sử dụng TSCĐ, CCDC làm giấy đề xuất xin điều chuyển TSCĐ, CCDC theo mẫu của P.HCQT.
Kiểm tra, phê duyệt điều chuyển
Ngay sau khi nhận đề xuất, trưởng đơn vị quản lý cấp II và P.HCQT kiểm tra lại đề xuất điều chuyển TSCĐ, CCDC trong thời hạn chậm nhất 05 ngày.
Ban Giám hiệu xem xét, phê duyệt việc tổ chức thực hiện điều chuyển.
Điều chuyển TSCĐ, CCDC
Đơn vị quản lý cấp II chủ trì phối hợp với Phòng Kế hoạch - Tài chính, hướng dẫn các đơn vị kiểm tra tình trạng TSCĐ, CCDC trước khi giao nhận kể từ ngày đề xuất được phê duyệt. Thời hạn thực hiện chậm nhất 05 ngày.
Lập biên bản bàn giao tài sản, TSCĐ, CCDC chậm nhất 01 ngày kể từ ngày bàn giao.
Lưu hồ sơ điều chuyển
Hồ sơ điều chuyển được lưu tại Phòng HCQT và đơn vị quản lý cấp II.
VI. Biểu mẫu sử dụng
| TT | Tên biểu mẫu | Mã hóa | Thời gian lưu tối thiểu | Nơi lưu |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Biên bản kiểm kê TSCĐ | HS/7.1.3B/01/P.HCQT | 3 năm | Phòng HCQT |
| 2 | Biên bản kiểm kê CCDC | HS/7.1.3B/02/P.HCQT | 3 năm | Phòng HCQT |
| 3 | Báo cáo kiểm kê TSCĐ, CCDC | HS/7.1.3B/03/P.HCQT | 3 năm | Phòng HCQT |
| 4 | Đề nghị thanh lý TSCĐ, CCDC | HS/7.1.3B/04/P.HCQT | 3 năm | Phòng HCQT |
| 5 | Biên bản đánh giá TSCĐ, CCDC đề nghị thanh lý | HS/7.1.3B/05/P.HCQT | 3 năm | Phòng HCQT |
| 6 | Biên bản thanh lý TSCĐ, CCDC | HS/7.1.3B/06/P.HCQT | 3 năm | Phòng HCQT |
| 7 | Phiếu đề xuất điều chuyển thiết bị | HS/7.1.3B/07/P.HCQT | 3 năm | Phòng HCQT |
| 8 | Biên bản bàn giao điều chuyển tài sản | HS/7.1.3B/08/P.HCQT | 3 năm | Phòng HCQT |
| 9 | Biên bản họp Hội đồng thanh lý tài sản | HS/7.1.3B/09/P.HCQT | 3 năm | Phòng HCQT |
| 10 | Kế hoạch tổ chức rà soát tài sản | HS/7.1.3B/10/P.HCQT | 3 năm | Phòng HCQT |
| 11 | Quyết định về việc thanh lý tài sản | HS/7.1.3B/11/P.HCQT | 3 năm | Phòng HCQT |